Herkese açık etkinlik kayıt sayfası yazılımı seçmek yalnızca bir form yayınlamak anlamına gelmez. Etkinlik organizatörlerinin etkinliği açık biçimde tanıtması, doğru katılımcı bilgilerini toplaması, açılış ve kapanış tarihlerini yönetmesi, kapasiteyi takip etmesi ve aynı herkese açık sayfayı e-posta, web sitesi ve basılı materyallerde paylaşabilmesi gerekir.
Operasyon modeli de aynı derecede önemlidir. Herkese açık bir gönderim, ilgili doğrulama ve Davetli Listesi kuralları karşılanana kadar bir Kayıt olarak kalmalıdır. Bu ayrım, yeni katılımcı başvurusundan Davetiye, RSVP, QR Bileti ve doğrulanmış Check-in sürecine kadar daha net bir yol oluşturur.
Herkese açık etkinlik kayıt sayfasında aranması gerekenler
Platformları karşılaştırmadan önce herkese açık başvuru deneyimini ve sonrasında işleyecek iç süreci tanımlayın. Uygun bir çözüm; etkinlik adını, markasını, tarihini, mekânını ve diğer ilgili bilgileri Kayıt Formu ile aynı Etkinlik bağlamında sunabilmelidir. Ayrıca gönderilen katılımcı bilgilerinin organizatör tarafından yönetilen Davetli Listesine aktarılmasını desteklemelidir. Örneğin varsayımsal bir kurumsal etkinlikte ekip, şirket web sitesi için bir bağlantıya, basılı yönlendirmeler için QR koduna ve şirket, pozisyon ve etkinliğe özel seçenekleri soran bir forma ihtiyaç duyabilir. Kullanılabilirlik bilgisi gösterilirken hangi başvuruların Davetli olacağı üzerindeki kontrol de organizatörde kalabilir.
- Etkinlik bilgileri ve organizatörün belirlediği Kayıt Bilgileriyle markalı sayfa
- Standart katılımcı alanları ve yapılandırılabilir özel sorular
- Kayıt açılış ve kapanış tarihleri
- Katılımcı sayısına göre maksimum kapasite
- İsteğe bağlı herkese açık kullanılabilirlik gösterimi
- Herkese açık URL, indirilebilir Kayıt QR kodu ve kopyalanabilir web sitesi butonu HTML kodu
- Tanımlı Manuel veya organizatörün etkinleştirdiği Otomatik Davetli Listesi aktarımı
Bağımsız bir form veya elektronik tablo neden yetersiz kalabilir?
Genel amaçlı bir form yanıtları toplayabilir; ancak etkinlik bağlamını, kapasite kurallarını ve sonraki operasyon adımlarını ayrı belgelere veya manuel çalışmaya bırakabilir. Organizatör tarafından yönetilen Excel içe aktarma ise ekip Davetli Listesini zaten kontrol ettiğinde kullanışlıdır; fakat yeni katılımcı bilgilerini toplamak için tek başına herkese açık bir sayfa sunmaz. Başvurular form, e-posta yazışmaları ve elektronik tablolar arasında bölündüğünde isimleri, yanıtları, doğrulama durumunu ve yinelenen başvuruları manuel olarak eşleştirmek gerekebilir. QRGATE, herkese açık başvuru ile organizatör kontrolünü aynı Etkinlik merkezli platformda bir araya getirmek isteyen ekipler için tasarlanmıştır.
- Katılımcıların kendi bilgilerini göndermesi gerekiyorsa herkese açık Kayıt Sayfasını kullanın.
- Ekipte zaten kontrollü bir Davetli Listesi varsa organizatör tarafından oluşturma veya Excel içe aktarmayı kullanın.
- Etkinlikte hem herkese açık kayıtlar hem de önceden onaylanmış veya içe aktarılmış Davetliler varsa iki yöntemi birlikte kullanın.
Etkinliğe özel markalı herkese açık Kayıt Sayfası oluşturun
QRGATE’in isteğe bağlı Etkinlik Kaydı modülü, etkinliğe özel duyarlı bir herkese açık Kayıt Sayfası sunar. Sayfa; etkinliğin markasını ve logosunu, adını, tarih ve saatini, temel bilgilerini ve organizatörün yazdığı metin bloğunu kullanabilir. Böylece katılımcıya gösterilen bağlam ile Kayıt Formu aynı yerde bulunur. Organizatör, Etkinlik düzeyinde Etkinlik Kaydını etkinleştirebilir veya devre dışı bırakabilir. Etkinleştirildiğinde QRGATE herkese açık kayıt URL’si ve bağlantıyı açma veya kopyalama işlemlerini sunar. Kayıt devre dışı bırakılırsa herkese açık yol, başvurunun kabul edildiği izlenimini vermek yerine etkinlik markalı bir kullanılamıyor durumu gösterebilir. Organizatörün girdiği Etkinlik ve Kayıt Bilgileri otomatik olarak çevrilmez; girildiği biçimde korunur.
- Formdan önce etkinliğin kimliğini ve temel bilgilerini gösterin.
- Kayıt Bilgileri bloğunda program, katılım ücreti bilgisi veya harici ödeme talimatları sunun.
- Herkese açık Kayıt katmanını sonraki Davetli, Davetiye ve Check-in nesnelerinden ayrı tutun.
Bireysel veya çok katılımcılı kayıtları yönetin
Herkese açık etkinlik kayıt formu, insanların gerçekte nasıl kayıt olduğunu yansıtmalıdır. QRGATE bireysel kaydı ve doğrulanmış bir Kayıt İrtibat Kişisi tarafından yönetilen grup kaydını destekler. Bir Kayıt İrtibat Kişisi aynı etkinlik için bir veya daha fazla katılımcı ekleyebilir. Bu yöntem şirket koordinatörü, sekreter, İK temsilcisi veya çalışma arkadaşlarını kaydeden etkinlik sorumlusu için uygundur. Her katılımcı ayrı bir Katılımcı Kaydı olarak tutulur. Yanıtları, durumu, hesaplanan fiyat özeti ve Davetli Listesine dönüşüm durumu katılımcıya özeldir. Daha sonra Davetli Listesine aktarıldığında her kişi kendi Davetli, Davetiye, RSVP, QR Bileti ve Check-in geçmişine sahip olabilir. QRGATE güvenli e-posta doğrulamasını ve katılımcının kendi kaydını sahiplenmesini de destekler. İrtibat kişisinin doğrulanması, her katılımcının kendi e-posta adresinin doğrulandığı anlamına gelmez.
- Ad, e-posta, telefon, şirket, pozisyon, yorum ve isteğe bağlı fatura bilgileri gibi standart alanları kullanın.
- Kısa metin, uzun metin, Evet/Hayır, tek seçim, çoklu seçim veya onay kutusu soruları ekleyin.
- Aynı Etkinlikte zaten bulunan bir e-posta kimliği için ikinci katılımcı kaydı oluşturulmasını önleyin.
- Desteklenen özel yanıtlar dahil Kayıt verilerini katılımcı düzeyinde dışa aktarın.
Kayıt tarihlerini, kapasiteyi ve kullanılabilirliği kontrol edin
QRGATE, herkese açık Kayıt Formunun açılıp kapanacağı tarihleri ve maksimum katılımcı kapasitesini belirlemenizi sağlar. Kapasite Kayıt Grubuna göre değil, katılımcı sayısına göre ölçülür. Bir Kayıt İrtibat Kişisi beş kişi eklerse kapasiteden beş yer kullanılır. Organizatör kapasite bilgisini herkese açık olarak göstermeyi seçebilir. Örneğin varsayımsal bir sayfa 300 katılımcı yerinin 120’sinin kullanıldığını ve 180 yer kaldığını gösterebilir. Maksimum kapasite, sayılar herkese açık gösterilmeden de etkin tutulabilir. Son kapasite kontrolü eşzamanlı gönderimler dahil arka uçta uygulanır. Normal kapasite hesabında Yeni ve Onaylandı durumundaki katılımcılar kapasiteyi kullanır; Reddedildi ve Bekleme Listesi durumundakiler kullanmaz. Bekleme Listesi desteklenen bir Kayıt durumudur; otomatik bekleme listesine alma QRGATE özelliği olarak sunulmaz.
- Herkese açık başvuru dönemi için Kayıt açılış ve kapanış tarihlerini belirleyin.
- Kalan kullanılabilirliğin herkese açık sayfada gösterilip gösterilmeyeceğini seçin.
- Kapasiteyi grup gönderimlerine göre değil, bireysel katılımcılara göre planlayın.
- Uygun kayıtları Davetli Listesine aktarmadan önce Kayıt durumunu ve dönüşüm durumunu inceleyin.
Sayfayı URL, QR kodu veya web sitesi butonuyla paylaşın
Etkinlik Kaydı etkinleştirildiğinde QRGATE etkinlik için herkese açık bir Kayıt URL’si sunar. Ekipler bağlantıyı e-posta ve dijital iletişimlerde kullanabilir, basılı veya etkinlik alanı materyalleri için indirilebilir bir Kayıt QR kodu oluşturabilir ya da kendi web sitelerinde kopyalanabilir HTML bağlantı butonu kodunu kullanabilir. Web sitesi seçeneği, Herkese Açık Kayıt URL’sine yönlenen bir bağlantı veya butondur; iframe tabanlı form gömme değildir. Kayıt QR kodunun amacı da yalnızca herkese açık Kayıt Sayfasını açmaktır. Bu kod bir Davetli QR Bileti değildir ve etkinliğe giriş hakkı vermez.
- Etkinlik e-postalarında, web sayfalarında ve kampanya materyallerinde tek bir herkese açık URL kullanın.
- Basılı yönlendirmeler veya davetiyeler için Kayıt QR kodunu indirin.
- Sağlanan HTML `<a>` buton kodunu kopyalayıp kendi web sitenizde metnini veya stilini düzenleyin.
- Kayıt QR kodunu daha sonra Davetli Check-in sürecinde kullanılan QR Biletlerinden ayrı tutun.
Kaydı Davetli Listesi yönetimine bağlayın
QRGATE, herkese açık gönderimi hemen giriş yapmış bir Davetli olarak değil, önce bir Kayıt olarak değerlendirir. Kayıt katmanı; gönderilen katılımcı bilgilerini, yanıtları, doğrulama dayanağını, durumu ve dönüşüm durumunu tutar. Manuel Davetli Listesi aktarımı varsayılan yöntemdir. Organizatör uygun Kayıtları inceleyebilir, durumu belirleyebilir ve seçilen kayıtları Davetli Listesine Ekle işlemiyle aktarabilir. QRGATE; etkinliği, izinleri, durumu, doğrulama dayanağını, e-posta benzersizliğini ve yinelenen dönüşüm korumasını doğrular. Organizatör bir Etkinlik için Otomatik Davetli Listesi aktarımını etkinleştirebilir. Bu da kontrollü bir politikadır: yalnızca uygun ve belgelenmiş doğrulama dayanağı bulunan Kayıtlar aktarılır. Aktarım otomatik olarak Davetiye göndermez. Sonraki yaşam döngüsü Davetli, Davetiye, isteğe bağlı RSVP, QR Bileti ve doğrulanmış Check-in adımlarından oluşur.
- Etkinlik ve Etkinlik Kaydı Ayarları herkese açık sayfayı, formu, tarihleri, kapasiteyi ve aktarım politikasını tanımlar.
- Kayıt Grubu, Kayıt İrtibat Kişisi ve Katılımcı Kaydı grup ve bireysel kimlikleri düzenli tutar.
- Davetli Listesi uygun katılımcıları Manuel veya organizatörün etkinleştirdiği Otomatik aktarım yoluyla alır.
- Davetiye, RSVP, QR Bileti ve Check-in daha sonraki ve ayrı operasyon aşamalarıdır.
- Kayıt-Davetli ilişkisi ve dönüşüm durumu operasyonel takip için korunur.
Etkinlik ekipleri için pratik herkese açık kayıt akışı
Net bir süreç, herkese açık kaydın nerede bittiğini ve Davetli operasyonlarının nerede başladığını gösterir. Varsayımsal bir konferans, kurumsal etkinlik veya dernek buluşması için aşağıdaki sıra kullanılabilir: 1. Etkinliği oluşturun; markasını, temel bilgilerini ve Etkinlik Kaydı ayarlarını yapılandırın. 2. Kayıt Bilgileri bloğunu yazın; katılımcılardan istenecek standart alanları ve özel soruları seçin. 3. Açılış ve kapanış tarihlerini, maksimum katılımcı kapasitesini ve herkese açık kullanılabilirlik gösterimini belirleyin. 4. Varsayılan Manuel aktarımı mı kullanacağınıza, yoksa uygun Kayıtlar için Otomatik aktarımı mı etkinleştireceğinize karar verin. 5. URL’yi e-posta veya web sitesi butonuyla yayınlayın; Kayıt QR kodunu uygun basılı materyallerde dağıtın. 6. Kayıt listesindeki durumu, doğrulama dayanağını, grup ilişkilerini ve özel yanıtları inceleyin. 7. Uygun katılımcıları manuel olarak Davetli Listesine aktarın veya yapılandırılmış Otomatik sürecin çalışmasına izin verin. 8. Ayrı Davetiye, isteğe bağlı RSVP, QR Bileti ve doğrulanmış Check-in süreçlerine devam edin. Bu sıra, herkese açık sayfaya belirli bir operasyonel son nokta kazandırır. Ayrıca herkese açık kayıt dışında yönetilen katılımcılar için organizatör tarafından oluşturulan Davetlilere ve desteklenen Excel Davetli Listesi içe aktarmalarına da olanak tanır.
- Davetli oluşturmadan önce açık bir inceleme adımı istiyorsanız Manuel aktarımı kullanın.
- Otomatik aktarımı yalnızca etkinlik politikası ve doğrulama dayanağı çalışma gereksinimlerinize uyuyorsa kullanın.
- Davetli Listesine aktarımın tek başına Davetiye göndermediğini veya etkinliğe giriş yetkisi vermediğini unutmayın.
Seçmeden önce faydaları ve sınırları değerlendirin
Bu modelin temel faydası operasyonel netliktir. Yapılandırılmış alanlar, serbest biçimli e-posta yanıtlarını yeniden yorumlama ihtiyacını azaltır. Katılımcı düzeyindeki kayıtlar, grup kayıtlarındaki kişisel kimlikleri korur. Katılımcı bazlı kapasite, kullanılan yerlerin daha anlamlı biçimde izlenmesini sağlar. Korunan Kayıt-Davetli ilişkisi, ilk başvuruyu sonraki Davetli operasyonlarıyla bağlar. Önemli sınırlar da vardır. QRGATE herkese açık bir bilet pazaryeri, bilet satış platformu veya ödeme işlemcisi değildir. Bilgilendirme amaçlı temel fiyat, para birimi, organizatörün belirlediği fiyat eki, yanıt veya seçenek fiyat düzeltmeleri ve hesaplanan fiyat özetlerini destekleyebilir. Ancak çevrim içi ödeme almaz, kart yetkilendirmez, para transferi yapmaz veya fatura ödemesi tahsil etmez. Harici ödeme talimatları organizatörün bilgi bloğuna eklenebilir; bu, QRGATE’i ödeme sağlayıcısı yapmaz. Kurulumdan önce etkinlik bilgilerini, kayıt sorularını, doğrulama yaklaşımını, kapasite politikasını ve Davetli Listesi inceleme sürecini teyit edin. Product Brain’de belgelenmeyen bir entegrasyon, gömme yöntemi, otomasyon veya ticari iş akışına ihtiyacınız varsa mevcut olduğunu varsaymak yerine support@qrgate.org adresine başvurun.
- Yeni katılımcı bilgileri toplayan etkinlik organizatörleri, ajanslar, kurumsal etkinlik ekipleri, dernekler ve mekânlar için uygundur.
- Herkese açık bilet satışı veya ödeme işleme yazılımı olarak konumlandırılmaz.
- Otomatik bekleme listesine alma, organizatörün girdiği içeriğin otomatik çevirisi veya iframe form gömme sunmaz.
- Belgelenmeyen ürün gereksinimleri için support@qrgate.org adresine başvurun.
Sıkça Sorulan Sorular
Herkese açık etkinlik kayıt sayfası yazılımı nedir?
Katılımcıların etkinlik bilgilerini inceleyip yapılandırılabilir bir Kayıt Formu gönderebildiği, etkinliğe özel herkese açık bir sayfa yayınlamaya yarayan yazılımdır. Kapsamlı bir süreç; tarihleri, kapasiteyi, paylaşım seçeneklerini, doğrulamayı ve gönderilen bir Kaydın Davetliye dönüşmesinden önce ne olacağını da tanımlar. QRGATE’te herkese açık gönderim önce bir Kayıt oluşturur; doğrudan Davetli oluşturmaz veya giriş hakkı vermez.
QRGATE bir etkinlik için markalı herkese açık Kayıt Sayfası oluşturabilir mi?
Evet. QRGATE’in isteğe bağlı Etkinlik Kaydı modülü; etkinlik markasını ve logosunu, etkinlik adını, tarih ve saatini, temel bilgileri ve organizatörün belirlediği Kayıt Bilgileri bloğunu kullanabilen duyarlı bir Herkese Açık Kayıt Sayfası sunar.
Kayıt Formuna özel sorular ekleyebilir miyim?
Evet. QRGATE; kısa metin, uzun metin, Evet/Hayır, tek seçim, çoklu seçim ve onay kutusu soru türlerini destekleyen bir Kayıt Formu Oluşturucusu sunar. Desteklenen ayarlar etiket, yardım metni, zorunlu veya isteğe bağlı durum, etkin veya aktif olma ve sıralamayı içerebilir.
Bir Kayıt İrtibat Kişisi birden fazla katılımcı kaydedebilir mi?
Evet. Doğrulanmış bir Kayıt İrtibat Kişisi, bir veya daha fazla katılımcı için grup kaydı oluşturabilir. Her katılımcı kendi yanıtları ve dönüşüm durumuyla ayrı bir Katılımcı Kaydı olarak kalır. Katılımcı daha sonra e-posta adresini doğrulayarak kendi kaydını sahiplenebilir. İrtibat kişisinin doğrulanması, her katılımcının e-postasını tek başına doğrulamaz.
QRGATE kayıt ödemelerini işler veya herkese açık bilet satar mı?
Hayır. QRGATE temel fiyat, para birimi, organizatörün belirlediği fiyat eki ve yanıt veya seçenek düzeltmeleriyle bilgilendirme amaçlı kayıt fiyatı hesaplayıp gösterebilir. Çevrim içi ödeme işlemez, kart yetkilendirmez, para transferi yapmaz, fatura ödemesi tahsil etmez ve herkese açık bilet satış platformu olarak çalışmaz.
Herkese açık bir Kayıt QRGATE’te nasıl Davetliye dönüşür?
Varsayılan yöntem Manuel Davetli Listesi aktarımıdır. Organizatör uygun Kayıtları inceler ve QRGATE ilgili etkinliği, durumu, doğrulama dayanağını, e-posta benzersizliğini ve dönüşüm kurallarını doğruladıktan sonra seçilen kayıtları aktarır. Uygun Kayıtlar için organizatör Otomatik aktarımı etkinleştirebilir; bu yöntem de belgelenmiş doğrulama ve uygunluk kurallarıyla sınırlıdır. Aktarım otomatik olarak Davetiye göndermez.
Kayıt Sayfasını QR kodu veya web sitesi butonuyla paylaşabilir miyim?
Evet. QRGATE herkese açık bir Kayıt URL’si, indirilebilir Kayıt QR kodu ve web sitesi için kopyalanabilir HTML `<a>` buton kodu sunar. QR kodu Herkese Açık Kayıt Sayfasına yönlendirir; Davetli QR Bileti değildir ve etkinliğe giriş hakkı vermez. Belgelenen web sitesi yöntemi iframe form gömme değil, bağlantı veya butondur.
Kayıt Sayfası kalan katılımcı kapasitesini gösterebilir mi?
Evet, organizatör herkese açık kullanılabilirlik gösterimini etkinleştirirse gösterebilir. Kapasite Kayıt Grubu sayısına göre değil katılımcı sayısına göre ölçülür; beş kişilik bir grup beş yer kullanır. Organizatör maksimum kapasiteyi, rakamları herkese açık göstermeden de kullanabilir.
QRGATE hesabınızı oluşturun ve demoyu deneyin
Markalı bir Herkese Açık Kayıt Sayfasının, yapılandırılmış katılımcı başvurusunun ve kontrollü Davetli Listesi aktarımının etkinlik iş akışınıza nasıl uyduğunu görün. Hesabınızı oluşturun ve QRGATE demosunu deneyin.
QRGATE hesabınızı oluşturun ve demoyu deneyin