Tıbbi kongre organizatörlerinin çoğu yalnızca bir kayıt formundan fazlasına ihtiyaç duyar. Yapılandırılmış katılımcı bilgileri toplamak, kapasiteyi yönetmek, Event Guest List'e kimlerin katılacağını incelemek ve kabul edilen her katılımcıya Davetiye, QR Ticket ve doğrulanmış Check-in için net bir yol sunmak gerekir. QRGATE bu aşamaları tek bir Event bağlamında bir araya getirir. Tıbbi kongre bağlamı operasyonel kullanım senaryosunu tanımlar; QRGATE tıp sektörüne özel mevzuat uyumluluğu, CME veya CPD yönetimi, akreditasyon takibi ya da bilimsel program yönetimi iddiasında bulunmaz.
Tıbbi kongre kayıt ekiplerinin kontrol etmesi gerekenler
Herkese açık başvurular, kabul edilen Guest kayıtları ve gerçek Event girişi aynı şey olarak ele alındığında kongre kayıt sürecini yönetmek zorlaşabilir. Yaygın sorunlar arasında yalnızca ad ve e-posta alanlarından oluşan standart formlar, grup başvurularında kişilerin birbirine karışması, kapasitenin katılımcılar yerine gruplara göre hesaplanması ve Registration, Invitation ve Check-in araçlarının net bir operasyonel yaşam döngüsünü paylaşmaması bulunur.
- Herkese açık Registration başvurusunu kabul edilmiş Event Guest kaydından ayrı tutun.
- Standart katılımcı alanlarını ve organizatörün tanımladığı özel soruları yapılandırılmış bir formda toplayın.
- Kapasiteyi Registration Group yerine katılımcı sayısına göre hesaplayın.
- Doğrulama, kayıt durumu, RSVP niyeti, QR Ticket kimliği ve gerçek Check-in işlemini birbirinden ayırın.
- Standart verileri ve özel soru yanıtlarını içeren katılımcı seviyesinde dışa aktarma kullanın.
Manuel çözümler neden yetersiz kalabilir?
Ekipler bir kongreyi yönetmek için elektronik tabloları, e-posta yazışmalarını ve etkinlik alanındaki listeleri birlikte kullanabilir. Bir koordinatör form yanıtlarını Guest List'e kopyalayabilir, kapasite için ikinci bir dosya tutabilir, başka bir araçtan Invitation gönderebilir ve girişte personelden isimleri kontrol etmesini isteyebilir. Bu yaklaşım hangi kaydın güncel olduğunu, katılımcının hangi gruba bağlı bulunduğunu, onaylanıp onaylanmadığını ve gerçekten Event'e girip girmediğini görmeyi zorlaştırır. Ayrıca RSVP yanıtını veya okunabilir bir QR görselini kaydedilmiş bir giriş kararıyla karıştırma riski yaratır.
- Bir elektronik tablo satırı, Registration Contact ile her bir katılımcı arasındaki ilişkiyi korumayabilir.
- Grup sayımı, bir kişinin birden fazla katılımcı kaydetmesi durumunda kullanılan yer sayısını olduğundan düşük gösterebilir.
- Herkese açık bir başvuru otomatik olarak kabul edilmiş Guest veya giriş yetkisi anlamına gelmez.
- Tek başına QR kod taraması, bir Guest'in giriş yapıp yapamayacağına karar vermez.
- Ayrı sistemler Registration, Guest, Invitation ve Check-in verilerinin manuel olarak karşılaştırılmasını gerektirebilir.
QRGATE tıbbi kongre iş akışını nasıl birleştirir?
QRGATE, isteğe bağlı Event Registration modülüne sahip, davet tabanlı bir Event operasyon platformudur. Organizatör önce bir Event ve Registration ayarlarını yapılandırır, ardından Event markalı bir Public Registration Page yayınlar. Başvurular Guest iş akışına geçmeden önce Registration kayıtları olarak kaydedilir. Event politikasına göre organizatör uygun kayıtları manuel olarak inceleyebilir veya belgelenmiş doğrulama esasına sahip uygun Registration kayıtları için otomatik aktarımı etkinleştirebilir.
- Registration açılış ve kapanış zamanlarını, maksimum katılımcı kapasitesini, herkese açık müsaitlik gösterimini ve aktarım modunu yapılandırın.
- Event markası, temel bilgiler ve organizatörün tanımladığı bilgi bloğuyla Event'e özel bir Registration Page yayınlayın.
- Ad, e-posta, telefon, şirket, pozisyon ve yorum gibi standart alanların yanı sıra özel sorular toplayın.
- Bireysel kayıtlar ve Registration Contact'lar için e-posta doğrulaması ve güvenli yönetim bağlantıları kullanın.
- Aktarım öncesinde veya aktarım sırasında Registration durumunu, doğrulama durumunu ve Guest List dönüşüm durumunu inceleyin.
- Guest kaydından Invitation, isteğe bağlı RSVP, QR Ticket ve doğrulanmış Check-in aşamalarına ayrı adımlar olarak devam edin.
Yapılandırılmış tıbbi kongre katılımcı bilgileri toplayın
Registration Form Builder, standart alanların yanında özel sorular eklemenizi sağlar. Örneğin bir tıbbi kongrede ekip; kurum, mesleki rol veya katılım seçeneği gibi Event'i planlamak için ihtiyaç duyduğu bilgileri kısa metin ya da seçenek tabanlı sorularla toplayabilir. Bunlar organizatörün tanımladığı sorulardır; tıp sektörüne özel uygunluk veya mesleki lisans doğrulama kuralları değildir.
- Organizatörün tanımladığı bilgiler için Short text ve Long text alanlarını kullanın.
- Yapılandırılmış yanıtlar için Yes / No, Single choice, Multiple choice ve Checkbox sorularından yararlanın.
- Desteklenen durumlarda etiket, yardım metni, zorunlu veya isteğe bağlı durum, aktiflik ve sıralama belirleyin.
- Her yanıtı kendi Attendee Registration kaydıyla ilişkilendirin.
- Özel soru yanıtlarını Registration Excel export içinde dinamik sütunlar olarak dışa aktarın.
Guest List aktarımından önce kapasiteyi ve doğrulamayı yönetin
QRGATE kapasiteyi Registration Group sayısına göre değil, katılımcı sayısına göre ele alır. Bir Registration Contact beş katılımcı eklerse bu beş kişi beş katılımcı yeri kullanır. Sistem, eş zamanlı başvurulara karşı koruma dahil olmak üzere son kapasite kontrolünü backend üzerinde gerçekleştirir. Organizatör ayrıca Public Registration Page'in kalan yer mesajı gibi müsaitlik bilgilerini gösterip göstermeyeceğini seçebilir.
- New ve Approved katılımcılar normal kapasiteye dahil edilir.
- Rejected ve Waitlist katılımcıları normal kapasiteye dahil edilmez.
- Manual Guest List aktarımı varsayılandır ve onayı organizatörün iş akışında tutar.
- Automatic transfer, yalnızca uygun Registration kayıtları için Event bazında etkinleştirilebilir.
- Self-registration uygunluğu için katılımcının kendi e-posta doğrulaması gerekir.
- Doğrulanmış bir Registration Contact, bu kişi aracılığıyla eklenen katılımcılar için doğrulama esası sağlayabilir; ancak bu durum her katılımcının kendi e-postasını doğrulamaz.
Bireysel kayıtları kaybetmeden birden fazla kongre katılımcısı kaydedin
Bir Registration Contact kendi e-postasını doğrulayarak bir Registration Group'a bir veya daha fazla katılımcı ekleyebilir. QRGATE grup ilişkisini korurken her kişi için ayrı bir Attendee Registration oluşturur. Bu yapı, bir şirket koordinatörü, dernek yetkilisi veya etkinlik ajansının birden fazla kongre katılımcısını birlikte kaydetmesi için kullanışlıdır.
- Her katılımcının ayrı Registration kaydı, özel yanıtları, durumu ve dönüşüm durumu bulunur.
- Her katılımcı daha sonra ayrı bir Guest, Invitation, RSVP, QR Ticket ve Check-in geçmişine sahip olabilir.
- Registration Contact tarafından eklenen katılımcı, güvenli bir bağlantıyla e-postasını doğrulayarak kendi kaydını self-claim edebilir.
- Self-claim sonrasında katılımcı, Guest List aktarımına kadar kişisel Registration kaydının birincil herkese açık düzenleyicisi olur.
- Event içinde aynı e-posta zaten varsa QRGATE ikinci bir attendee Registration oluşturmaz; bunun yerine güvenli bir claim yolu sunulabilir.
Invitation'dan Check-in'e birlikte çalışan modüller
Kongre kayıt ve Check-in yazılımının değeri yalnızca formdan ibaret değildir. Event; Registration Settings, Registration Groups, Attendee Registrations, Guests, Invitations, RSVP, QR Tickets ve Check-in için ortak bağlam sağlar. Uygun bir katılımcı aktarıldığında Guest, sonraki davet ve giriş iş akışının operasyonel nesnesi olur.
- Event ve Event Registration: kongre bağlamını, formu, zamanlamayı, kapasiteyi ve aktarım politikasını tanımlar.
- Registration ve Form Builder: standart ve özel katılımcı bilgilerini toplar.
- Guest List: kontrollü aktarım sonrasında kabul edilen Event'e özel Guest kayıtlarını tutar.
- Invitation: QR Ticket erişimi ve isteğe bağlı RSVP etkileşimiyle kişiselleştirilmiş Event ve Guest bilgilerini e-posta ile gönderir.
- RSVP: etkinleştirildiğinde Pending, Attending veya Not attending katılım niyetini kaydeder; katılım kanıtı değildir.
- QR Ticket ve Check-in: Guest/Ticket'i tanımlar ve kabul veya ret sonucunu kaydetmeden önce Event iş kurallarını uygular.
- Entry Staff ve Self Check-in: merkezi Event iş akışı içinde personel destekli veya Guest tarafından başlatılan Check-in'i destekler.
Uygulanabilir bir tıbbi kongre kayıt iş akışı
Tipik iş akışı, kongrenizin katılımcıları kabul etme biçimine göre yapılandırılabilir. Aşağıdaki örnek kontrollü onay içeren herkese açık bir kayıt yolunu kullanır; bunun yanında organizatörün yönettiği Guest List veya ekibin zaten bildiği kişiler için desteklenen Excel aktarımı da kullanılabilir.
- 1. Event'i oluşturun; tarih, saat, mekân, marka unsurları, erişim bilgileri ve Guest'e yönelik dil ayarlarını ekleyin.
- 2. İsteğe bağlı Event Registration modülünü etkinleştirin; açılış-kapanış zamanlarını, katılımcı kapasitesini ve isteğe bağlı herkese açık müsaitlik bilgisini yapılandırın.
- 3. Registration Information bloğunu ekleyin ve standart alanlar ile özel sorulardan oluşan formu oluşturun.
- 4. Markalı Public Registration Page'i yayınlayın; URL'sini veya Registration QR kodunu dağıtın ya da bir web sitesine kopyalanabilir HTML <a> registration button yerleştirin.
- 5. Bireysel veya grup başvurularını alın. Başvuru, doğrulama tamamlanmadan önce Registration olarak kaydedilir.
- 6. Belgelenmiş e-posta doğrulama esasını kullanın. Registration Contact birden fazla katılımcı kaydedebilir; kişiler kendi kayıtlarını doğrulayabilir veya daha sonra self-claim edebilir.
- 7. Manual modda uygun kayıtları inceleyin, durumu belirleyin ve Add selected to Guest List ile aktarın. Automatic modda QRGATE, organizatörün etkinleştirdiği politikaya göre uygun doğrulanmış Registration kayıtlarını aktarabilir.
- 8. Ayrı kişiselleştirilmiş Invitation e-postasını gönderin. Guest List aktarımı kendiliğinden Invitation göndermez.
- 9. RSVP etkinse Guest'in güncel katılım niyetini alın. Ardından Guest'e yönelik iş akışıyla kişisel QR Ticket'i sağlayın.
- 10. Mekânda yetkili Entry Staff veya desteklenen Self Check-in iş akışı girişi başlatır. QRGATE Event ve Guest/Ticket bağlamını doğrular ve Check-in sonucunu kaydeder.
- 11. Guest, Registration, Check-in ve ilgili Extra Item bilgileri için desteklenen operasyonel görünümleri ve Excel export'larını kullanın. Desteklenen Check-in işlemleri geçici bağlantı kesintisinde devam edebilir ve belgelenmiş Offline iş akışının geçerli olduğu durumlarda daha sonra senkronize olabilir.
Platformu seçmeden önce neleri doğrulamalısınız?
QRGATE; tıbbi kongrenizin Event merkezli bir Registration katmanını kontrollü bir Guest List'e ve daha sonra davetten girişe uzanan bir iş akışına bağlaması gerektiğinde güçlü bir seçenektir. Mevcut organizatör yönetimli yol da desteklenir: ekipler Event Registration etkin olsa bile Guest kayıtlarını manuel olarak oluşturabilir veya desteklenen Excel aktarımını kullanabilir.
- Sürecinizin Manual onaya mı yoksa uygun Registration kayıtları için organizatörün etkinleştirdiği Automatic transfer'a mı ihtiyaç duyduğunu belirleyin.
- Hangi katılımcı bilgilerinin standart alan, hangilerinin özel soru olacağına karar verin.
- Şirket, dernek veya ajans başvuruları için Registration Contact grup kaydının uygun olup olmadığını belirleyin.
- Hesaplanan fiyatları yalnızca bilgilendirme amaçlı kayıt fiyatı olarak değerlendirin. QRGATE kartla ödeme almaz, ödeme sonuçlandırmaz veya herkese açık bilet satışı işletmez.
- Registration QR kodunun Public Registration Page'e yönlendirdiğini unutmayın; bu kod Guest QR Ticket'i veya giriş belgesi değildir.
- QRGATE dokümantasyonu CME veya CPD kredi yönetimini, akreditasyon takibini, bildiri gönderimini, konuşmacı yönetimini, tıbbi kurum doğrulamasını, mesleki lisans doğrulamasını, sağlık sertifikalarını veya mevzuat garantilerini doğrulamaz.
- Product Brain'de belgelenmeyen bir yeteneğe ihtiyacınız varsa mevcut olduğunu varsaymak yerine support@qrgate.org ile iletişime geçin.
Sıkça Sorulan Sorular
QRGATE, katılımcılar Guest olmadan önce tıbbi kongre kaydını yönetebilir mi?
Evet. Event Registration, Event seviyesinde isteğe bağlı bir modüldür. Herkese açık başvuru önce Attendee Registration olarak kaydedilir. Yalnızca belgelenmiş doğrulama ve uygunluk kuralları Manual transfer veya organizatörün etkinleştirdiği Automatic transfer politikası kapsamında karşılandığında Guest'e dönüşebilir.
Tıbbi kongre Registration Form'una özel katılımcı soruları eklenebilir mi?
Evet. Form Builder Short text, Long text, Yes / No, Single choice, Multiple choice ve Checkbox soru türlerini destekler. Etiket, yardım metni, zorunlu veya isteğe bağlı durum, aktiflik ve sıralama gibi desteklenen ayarlar kullanılabilir. Yanıtlar ilgili Attendee Registration ile bağlantılı kalır ve Registration Excel export'unda dinamik sütunlar olarak görünebilir.
Tek bir Registration Contact birden fazla kongre katılımcısını kaydedebilir mi?
Evet. Doğrulanmış bir Registration Contact, birden fazla katılımcı içeren grup Registration oluşturabilir. Her kişi ayrı bir Attendee Registration olarak kalır ve daha sonra kendine ait Guest, Invitation, RSVP, QR Ticket ve Check-in kaydına sahip olabilir.
Her herkese açık Registration başvurusu hemen Guest'e dönüşür mü?
Hayır. Registration ve Guest ayrı aşamalardır. Manual modda organizatör uygun kayıtları inceler ve aktarır. Automatic modda politika önce organizatör tarafından etkinleştirilmelidir; yalnızca belgelenmiş doğrulama esasına ve uygunluğa sahip Registration kayıtları aktarılabilir. Aktarım tek başına giriş izni vermez.
Organizatörler tıbbi kongre için maksimum katılımcı kapasitesi belirleyebilir mi?
Evet. QRGATE maksimum katılımcı kapasitesini destekler ve Registration Groups yerine katılımcıları sayar. New ve Approved katılımcılar normal kapasiteyi kullanır; Rejected ve Waitlist katılımcıları kullanmaz. Son kapasite kontrolü backend üzerinde yapılır ve herkese açık müsaitlik gösterimi isteğe bağlıdır.
QRGATE tıbbi kongre kayıt ödemelerini işler mi?
Hayır. QRGATE; taban fiyat, para birimi, organizatörün tanımladığı ek metin ve desteklenen yanıt veya seçenek düzeltmeleriyle bilgilendirme amaçlı bir kayıt fiyatı hesaplayıp gösterebilir. Çevrim içi ödeme işleme, ödeme yetkilendirme, sonuçlandırma, fatura tahsilatı veya herkese açık bilet satışı sunmaz.
Uygun bir Registration Guest List'e eklendikten sonra ne olur?
Katılımcı, ilk Registration kaydıyla bağlantılı Event'e özel bir Guest olur ve herkese açık Registration düzenleme kilitlenir. Organizatör daha sonra ayrı Guest yaşam döngüsünü izler: Invitation, isteğe bağlı RSVP, QR Ticket ve doğrulanmış Check-in. Aktarım gerçekleştiğinde Invitation otomatik olarak gönderilmez.
Registration QR kodu Guest QR Ticket ile aynı mıdır?
Hayır. Registration QR kodu Public Registration Page'e yönelir ve kayıt bağlantısını dağıtmak için kullanılır. Guest QR Ticket ise sonraki Check-in iş akışında kullanılan, Guest ve Event'e özel ayrı bir tanımlayıcıdır. QR taraması tek başına giriş kararı oluşturmaz.
QRGATE hesabınızı oluşturun ve demoyu deneyin
Bir Event yapılandırın, Registration'dan Guest'e uzanan iş akışını test edin ve Invitation, QR Ticket ile doğrulanmış Check-in'in tıbbi kongre operasyonlarınıza nasıl uyduğunu değerlendirin.
Hesap oluştur ve demoyu dene